:: Os Sensos da Administração




Em 1950 no Japão havia uma necessidade de ordenar o país em virtude das conseqüências da Segunda Guerra Mundial, então surgiu um programa de incentivo para que a nação voltasse a se organizar em termos de estruturas de organizacionais. O método foi eficaz sendo implantado nas empresas japonesas servindo como um forte instrumento de gestão da qualidade e produtividade.

Em japonês as 5 componentes que estabelecem a razão de ordem de uma estrutura organizacional começam com a letra “S” e para o Brasil o método foi adaptado para corresponder a um “Senso de”, ou seja, uma forma de conduta que leva a uma satisfação ou organização de um evento relacionado a uma atividade do cotidiano que estabelece uma relação casual entre trabalho e conduta.

Conceito do Método 5S



O Método 5S é um conjunto de conceitos sintéticos e simples na sua forma de aplicação capazes de modificar a conduta dos indivíduos, suas relações com o trabalho, ambiente, enfoque diferenciado na forma de tratar rotinas e direcionamento das atitudes dos envolvidos.

Pode ser aplicado “às coisas”, “às pessoas” e “à organização”, em empreendimentos, no lar, na condução da vida, com o propósito de transformar, adaptar ou revisar as condições existentes e melhorá-las caso necessário.

O termo “Senso de”



Ligado à palavra SENTIMENTO traduz a necessidade de fazer fluir uma capacidade de apreciar, julgar e entender as situações que ocorrem em nossa volta. Para que o método funcione os participantes devem estar dispostos a selecionar, ordenar, limpar, usar disciplina, cumprir metas e padrões, buscar soluções para problemas, necessidade de mudança comportamental visando o crescimento humano. Os Sensos são os seguintes:

Senso de Utilização (SEIRI)



Os itens próximos às pessoas, nas suas baias de trabalho, devem estar dispostos de acordo com a necessidade momentânea. O Senso requer a classificação dos itens de trabalho, atenção para definir o que é essencial para o trabalho, separação do que é útil utilizar no momento, do que é necessário guardar para uso posterior e ter em mente em manter próximo a si somente o conteúdo que for estritamente necessário para o desenvolvimento de suas tarefas cotidianas.

Exemplos de racionalização do uso:

- lâmpadas utilizadas somente quando necessárias;

- quadros de avisos e memorando para leitura coletiva;

- racionalizar o uso de papel toalha nos banheiros;

- imprimir frente e verso;

- na impressão para material de rotina utilize a tinta no modo rascunho;

- racionalizar as folhas de impressão;

- use água na medida certa;

- use papel reciclado;

- mantenha próximo de si somente materiais necessários para o trabalho;

- guarde os documentos que não estiver utilizando.

Senso de Ordenação (SEITON)



É dispor dos materiais de trabalho de forma seqüenciada e que facilite sua guarda, a busca de informações, a disposição de materiais, ferramentas, utensílios, para facilitar o manuseio e colocar cada coisa no seu devido lugar.

A ordenação deve seguir ao princípio da distância presumida entre uma necessidade e o local de guarda de um item. Assim, quanto mais próximo um objeto estiver de mim, a necessidade do objeto deve ser elevada, caso utilize-o esporadicamente, os objetos devem estar dispostos num lugar pouco afastado. E em último caso, quando minha necessidade for baixa, os objetos devem estar dispostos num local mais distante que eu possa acessar de forma descontínua e breve.

Exemplos de racionalização do uso:

- padronizar os procedimentos;

- identificar os locais de acesso à organização;

- identificar o imobiliário utilizado;

- manter a ordem no local do trabalho ao final do expediente;

- separar os resíduos de forma a depositar o lixo de forma seletiva;

- etiquetar tudo o que for necessário e de forma padronizada.

Senso de Limpeza (SEISO)



O Senso se preocupa em acabar com a sujeira, objetos estranhos, evitar elementos que danifiquem equipamentos e que por esta razão não deveriam estar próximo dos locais de trabalho (Ex.: copo com água x computador).

Exemplos de racionalização do uso:

- manter os banheiros sempre limpos;

- zelar pela limpeza dos objetos que você sujou;

- limpar o que sujou e arrumar o que bagunçou;

- nos objetos de uso coletivos crie uma forma de garantir sua conservação e higiene;

- zelar pelos locais de lanche e café.

Senso de Saúde (SEIKETSU)



Praticar ações favoráveis à saúde física e mental das pessoas, evitar a agressividade do ambiente, dar compensações às pessoas no sentido de diminuir um efeito vinculante do trabalho que afeta a saúde e que não pode ser facilmente contornado, evitar agentes poluentes e ter boas condições sanitárias.

Exemplos de racionalização do uso:

- praticar esportes, atividades culturais e educativas;

- fazer exames periódicos de saúde;

- exercite o corpo por alguns instantes no local de trabalho;

- evite acidentes de trabalho prendendo fios, observando a posição dos elevadores antes de entrar, não correr em escadas, evitar objetos pontiagudos,...;

- observar os pontos de escape em caso de incêndios e catástrofes;

- evitar falar demais, pois os excessos prejudicam a saúde mental das pessoas;

- participar das confraternizações em grupo.

Senso de Autodisciplina (SHITSUKE)

É o desenvolvimento da sensibilidade para o autocontrole, pela observação das normas, da ética, das regras e procedimentos. Orientar-se pela paciência, pela persistência na busca de soluções, anseios e aspirações, é ter consciência do que precisa ser feito e fazer com que você mesmo busque desenvolver suas ações sem ser necessário que alguém te lembre disto. Exemplos de racionalização do uso: - administrar bem o tempo;

- ser pontual;

- seguir as regras de atendimento telefônico da organização;

- colaborar na coleta seletiva de lixo;

- seguir a Lei 9.294/96 não fumando em lugar fechado;

- portar crachá quando regra da organização;

- praticar os princípios do Método 5S.

Max Diniz Cruzeiro